Αν οι πελάτες σας λένε ότι βρίσκουν τα emails σας στα ανεπιθύμητα, το πρόβλημα συνήθως δεν είναι το κείμενο αλλά οι ρυθμίσεις του domain. Οι πάροχοι όπως το Gmail και το Outlook ελέγχουν αν ένα μήνυμα όντως προέρχεται από εσάς, μέσα από τρεις εγγραφές DNS.

Οι τρεις «ταυτότητες» του email σας

• SPF: μια εγγραφή TXT που λέει ποιοι servers επιτρέπεται να στέλνουν email για το domain σας (π.χ. ο server της φιλοξενίας σας, το Google Workspace ή η πλατφόρμα newsletter).
• DKIM: μια ψηφιακή υπογραφή σε κάθε μήνυμα, που αποδεικνύει ότι δεν αλλοιώθηκε στη διαδρομή. Το δημόσιο κλειδί μπαίνει σε εγγραφή TXT.
• DMARC: μια εγγραφή TXT που λέει στους παρόχους τι να κάνουν με μηνύματα που αποτυγχάνουν στους ελέγχους SPF και DKIM, και πού να στέλνουν αναφορές.

Από το 2024, το Gmail και το Yahoo απαιτούν σωστό SPF, DKIM και DMARC για όσους στέλνουν μεγάλο όγκο email. Ακόμη και για λίγα emails, αυτές οι ρυθμίσεις βελτιώνουν σημαντικά την παράδοση.

Πώς ελέγχετε το domain σας

1. Ανοίξτε την Αναζήτηση DNS και πληκτρολογήστε το domain σας.
2. Στις εγγραφές TXT αναζητήστε μία που ξεκινά με v=spf1. Πρέπει να υπάρχει μόνο μία εγγραφή SPF.
3. Αναζητήστε και εγγραφή που ξεκινά με v=DMARC1 (βρίσκεται στο _dmarc.yourdomain.gr).
4. Ελέγξτε τις εγγραφές MX: πρέπει να δείχνουν στον πάροχο email που πραγματικά χρησιμοποιείτε.

Άλλοι λόγοι που τα emails πάνε στα spam

• Η IP του server είναι σε blacklist. Ελέγξτε τη με το Έλεγχο blacklist.
• Στέλνετε από δωρεάν email (π.χ. @gmail.com) για επαγγελματική επικοινωνία, κάτι που μειώνει την εμπιστοσύνη.
• Μαζικά μηνύματα χωρίς σύνδεσμο διαγραφής ή σε λίστες που δεν έχουν δώσει συγκατάθεση.
• Πολλές εικόνες και λίγο κείμενο, ή συντομευμένοι σύνδεσμοι που θυμίζουν spam.

Τι κάνω αν λείπουν οι εγγραφές;

Οι εγγραφές προστίθενται στη διαχείριση DNS του domain σας (στον καταχωρητή ή στον πάροχο φιλοξενίας). Οι ακριβείς τιμές SPF και DKIM τις δίνει ο πάροχος email σας. Ξεκινήστε το DMARC με πολιτική p=none για να παρακολουθήσετε χωρίς ρίσκο και αυστηροποιήστε το σταδιακά.